7 pasos claves que harán que tu Comité de Archivo sea más productivo
El coco del Comité de Archivo: La improductividad.
Diría que para cualquier otra reunión.Bueno, no solo para el Comité de Archivo.
Es probable que en algún Comité de Archivo hayas sentido que las cosas no salieran como esperabas.
No es un delito cuando esto te sucede, todos estamos expuestos a que en las reuniones de Comité de Archivo no se logren resultados útiles, los esperados.
En mi experiencia tanto cómo líder de Gestión Documental en las empresas para las que trabajé así como las consultorías que actualmente hago, también he sido victima de la improductividad en el Comité de Archivo.
Los motivos son diversos, más si tienes en cuenta el contexto de la reunión.
Algunos motivos que he identificado son:
- Convocar al Comité de Archivo con muy poco tiempo de antelación.
- No preparar previamente a los integrantes con los temas que se tocarán en el Comité.
- Iniciar el Comité de Archivo sin tener un objetivo claro.
- Citar personas que no tienen nada que ver con el tema de la reunión y dejar por fuera a quienes si deberían estar por su conocimiento.
- No contar con el material necesario para las actividades del Comité de Archivo.
Al finalizar el Comité de Archivo, es muy probable que quedes con la sensación de no lograr lo esperado o igualmente que la reunión se alargue mucho más de lo que estaba definido.
Paso #1. Propósito.
Cómo en casi todo diría yo, es indispensable saber hacia donde se quiere llegar para saber el o los caminos a tomar con el fin de alcanzar el destino planteado.
Es muy probable que en tu mente esté claro el propósito del Comité de Archivo próximo, ¿pero los demás asistentes estarán en la misma línea que tú?
El no contar con un propósito claro, conlleva a una pérdida de tiempo mientras explicas o aclaras que se espera como resultado del Comité de Archivo.
Ya sabes, el tiempo es oro.
Para que tengas claro cuál es el propósito de la reunión del Comité de Archivo, debes de responder a preguntas como:
- ¿Por qué se va a celebrar el Comité de Archivo?
- ¿Qué se quiere lograr con la reunión?
- ¿Qué pasaría si no se hace el Comité de Archivo?
Paso #2. Producto.
Al finalizar el Comité de Archivo tiene que existir algún resultado.
En mi opinión, cuando culmina la reunión y no se tiene claro cual ha sido el producto, es un indicador de improductividad.
¿Has reunido alrededor de una hora el Comité de Archivo para no obtener un resultado claro?
Tú y yo sabemos que reunir a los integrantes del Comité de Archivo no es para nada sencillo (bueno si, hay algunas excepciones).
Y si aparte que no es sencillo, pero haz logrado reunirlos, entonces imagínate que al final del Comité de Archivo no se sepa cual fue el resultado.
Yo quedaba con un sinsabor, hasta preocupado.
Ahora bien, para minimizar la situación anterior, debes de contestar a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál será el resultado que se espera del Comité de Archivo?
- ¿Cómo ayudará al propósito?
- ¿El producto será un documento como un reglamento por ejemplo? o ¿será una decisión? o ¿la construcción de un prototipo para un procedimiento?
El producto debe de ser tangible, es decir, no quedar en el aire o en tu mente. Debes plasmarlo en algún soporte.
Paso #3. Personas.
El Comité de Archivo desde su conformación tiene establecido los cargos que deben integrarlo.
A estas personas no me refiero en este paso.
¿Te ha pasado alguna vez en un comité que surge una pregunta y no está la persona indicada para dar la respuesta?
A mi sí, y tocaba llamarla o dejar como un compromiso, el preguntarle.
¿Y si de la respuesta a la pregunta depende el resto de la reunión? suele pasar, ¿verdad?
Responde a estas preguntas con el fin de identificar las personas que deberían estar en el Comité de Archivo.
- ¿Quién es necesario que esté y cuál será su participación?
- ¿Cuáles son sus nombres y cargos?
- ¿Cuáles serían las posibles preguntas que se generarían en la reunión y quiénes son las personas adecuadas para contestarlas?
Paso #4. Proceso.
Las improvisaciones son mejores cuando se las prepara. – William Shakspeare.
Ten presente que así como tú, los demás integrantes del Comité de Archivo tienen mil cosas por hacer.
No solo están en la entidad para participar en Comités.
Por tanto, sé un gran líder y respeta el tiempo de ellos.
Define cual será el proceso que se pondrá en marcha en el Comité de Archivo para alcanzar el propósito planteado.
El libro mencionado en este artículo, tiene razón al aclarar que este paso es por donde más puedes colaborar con los integrantes, pues requieres de ellos para establecer las actividades y cuál podría ser el aporte que cada uno hará al Comité de Archivo.
En este paso responde a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo vamos a lograr el propósito u obtener el resultado?
- ¿Qué actividades se realizarán en el Comité de Archivo?
- ¿Cuál será la agenda de la reunión?
Paso #5. Problemas.
Debe ser claro para ti, no todo siempre sale como está planeado.
Se pueden presentar interrupciones inesperadas, inconvenientes con algún integrante, discusiones que no están relacionadas con el propósito del Comité de Archivo y otro tipo de problemas que podrían dificultar la continuidad del Comité.
Como este tipo de situaciones son probables que sucedan, te sugiero preverlas.
Algunas preguntas que te ayudarán son:
- ¿Qué riesgos implica esta reunión y cómo nos enfrentaremos a ellos?
- ¿Qué problemas o dificultades se podrían presentar durante la reunión que entorpezca el logro del propósito?
- ¿Cómo podemos prevenir estos riesgos?
James Macanufo menciona en el libro, que tú pudes establacer reglas básicas como “prohibido el uso de celulares” o “llevar computadores portátiles”.
Paso #6. Preparación.
Quizás este paso es de lo más importantes (para mi), pero muy pocos asistentes lo cumplen.
Hasta aquí, ya tienes claro el propósito, cual debe ser el resultado al final del Comité de Archivo, además quienes asistirán, el orden del día y por último, has identificado los posibles problemas que se generen en medio del Comité.
Por tanto sería súper importante asignar a cada asistente que debe de conocer o aclarar antes de iniciar el Comité de Archivo, por ejemplo, lecturas previas, investigar sobre un tema o dar responsabilidades a cada asistente.
Las preguntas que te orientarán de mejor manera son:
- ¿Cuáles temas se deben preparar de forma anticipada? ¿a quienes le corresponde?
- ¿Cuáles tareas previas deben de realizar los integrantes o asistentes del Comité de Archivo?
Paso #7. Preocupaciones prácticas.
Cualquier tipo de reunión requiere de elementos básicos y de logística, pero si no se cuentan con ellos en el momento que se necesitan, se convierte en una preocupación.
En algunas oportunidades, me ha sucedido, que el sitio en el que siempre se realizan las reuniones, justo el día y a la hora que lo requiero, está siendo utilizado por otras personas para algún tema que se agendó.
También he llegado a empresas, en donde el Gerente pregunta por el video beam al responsable de Gestión Documental y este contesta: “Doctor, acabé de preguntar por el y me dicen que lo están usando en una inducción”.
Por eso dicen, que lo sencillo se puede convertir en un dolor de cabeza, hay que prestarle atención y no pecar por confiados.
Responde a estas preguntas con el fin de dar claridad a los elementos logísticos requeridos para el Comité de Archivo:
- ¿Cuándo y en dónde se celebrará el Comité?
- ¿Qué se necesita llevar a la reunión?’
- ¿A quién de los integrantes le corresponde llevar algún elemento?
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