Aprueba Modelo de Gestión Documental (MGD) en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 Simplificación Administrativa

Aprueba Modelo de Gestión Documental (MGD) en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 Simplificación Administrativa

Resolución de Secretaría de Gobierno Digital SEGDI (antes ONGEI) N° 001-2017-PCM/SEGDI

Con fecha 09 de agosto de 2017 se publicó en el diario oficial El Peruano la aprobación del Modelo de Gestión Documental (MGD) para su implementación obligatoria en todas las entidades del Poder Ejecutivo y voluntaria u opcional en el resto del sector público, de conformidad con el artículo 8º del Decreto Legislativo Nº 1310 con respecto a la interconexión de sistemas de tramite documentario o similares entre entidades.

El Modelo de Gestión Documental (MGD) se basa en estándares y buenas prácticas. Define la política, objetivos y procesos que permitirán implementar y mantener flujos documentales óptimos en una entidad, facilitando la trazabilidad e interoperabilidad con sistemas o aplicaciones de gestión documental de otras entidades.

Se soporta en documentos digitalizados, técnica y jurídicamente válidos por medio de la firma digital, por lo que hace obligatorio el uso de la Ley de Firmas y Certificados Digitales y por ende, en el marco de los documentos electrónicos, el uso de la microforma, lo que la coloca en una posición relevante para efectos de la modernización del Estado y la Simplificación Administrativa.

El Modelo de Gestión Documental será publicado en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe), en el portal de la Secretaría de Gobierno Digital – SEGDI de la Presidencia del Consejo de Ministros (www.gobiernodigital.gob.pe), y en el portal institucional de la Presidencia del Consejo de Ministros (www.pcm.gob.pe)

I. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las entidades que implementen el Modelo de Gestión Documental deben incorporar en sus Planes Operativos Institucionales las acciones necesarias definidas según el modelo. El Titular de cada entidad designa al Responsable Directivo de la Gestión Documental Institucional quien se encargará de coordinar la implementación.

Seguimiento de la implementación

Las entidades que implementen el MGD deben informar trimestralmente a la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI antes ONGEI) el avance en la implementación del Modelo de Gestión Documental. La SEGDI elaborará semestralmente un informe de evaluación que dé cuenta del cumplimiento de la implementación del referido Modelo por parte de las entidades comprendidas en el alcance.

La SEGDI también emite las directivas o lineamientos necesarios para la efectiva implementación y mantenimiento del Modelo de Gestión Documental. Conjuntamente con las entidades que han participado en su elaboración brindará el asesoramiento metodológico y técnico, así como también desarrollará capacitaciones a las entidades que lo requieran.

Esquema de componentes del Modelo de Gestión Documental MGD

La implementación del MGD debe incluir como mínimo el desarrollo de todos sus componentes, los cuales comprenden 02 ejes transversales, 10 requisitos y 04 procesos, el modelo es flexible en el sentido que permite definir e incorporar componentes adicionales como mejoras.

Los documentos electrónicos que las entidades intercambien comprenderán: información básica sobre el documento, representación de la firma digital, documentos anexos y metadatos asociados.

Principios del Modelo de Gestión Documental – MG

1. Liderazgo – La máxima autoridad de la entidad debe mostrar liderazgo y compromiso respecto a la implementación y mantenimiento del MGD dirigiendo este proceso mediante políticas, objetivos y acciones que aseguren la disponibilidad de los recursos necesarios para su implementación, operación, mantenimiento y mejora continua.
2. Transparencia y apertura de datos – La implementación de un MGD, contribuye a que las entidades cuenten con documentos fiables que evidencien el desarrollo de sus actividades en forma clara, abierta y precisa.
3. Integración – La entidad integra el MGD a su gestión estratégica desde una perspectiva sistémica, satisfaciendo los requisitos de gestión de documentos de los diferentes procesos y sistemas de gestión implementados en la entidad.
4. Seguridad – Los documentos contienen información relevante por lo que deben ser gestionados como un activo valioso, asegurando su integridad, disponibilidad y confidencialidad, los principios de una microforma.
5. Eco eficiencia – minimiza el consumo de recursos y el impacto negativo en el ambiente, sin afectar la calidad de los procesos y servicios.
6. Digitalización – Promueve la transición de los procesos de creación y administración de documentos en un entorno digital, facilitando la interoperabilidad entre las entidades de la Administración Pública, dentro del marco del MGD en el marco de Ley de Firmas y Certificados Digitales
7. Mejora Continua – La supervisión, revisión y mejora continua del desempeño del MGD, permite identificar oportunidades que contribuyan a aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos de la entidad.

Beneficios del MGD

• Facilitar el intercambio de documentos y comunicaciones entre las entidades públicas.
• Asegurar que los procesos de acceso a la información y transparencia establecidos por la entidad se gestionen de forma adecuada, y de acuerdo a la normatividad vigente en dicho ámbito.
• Contar con información fiable, útil y accesible, generando confianza en los ciudadanos.
• Reducir costos y tiempos en la gestión de documentos de las entidades.
• Promover la coordinación y articulación de políticas sobre gestión documental en las entidades públicas.
• Promover una cultura de buenas prácticas sobre política de gestión de los documentos dentro de la organización.
• Ayudar en la toma de decisiones y en la asignación óptima de los recursos.
• Facilitar la búsqueda de documentos necesarios para dar respuesta a una solicitud de acceso a la información en el menor plazo posible.