La gestión documental como base de la transformación digital en las empresas

Las empresas se encuentran en un momento de transición, en el que se deben adaptar a las reglas de la inevitable transformación digital, que está afectando a todos los sectores.

Muy notorio es el cambio que se está produciendo en la gestión empresarial, que ya está adoptando las técnicas que impone la digitalización. Las herramientas de gestión documental que han ido surgiendo gracias a la tecnología son las socias perfectas para que los negocios puedan mantenerse a flote en un mercado tan competitivo como el actual.

De este modo, el programa de gestión documental FS System es una de las mejores soluciones de gestión para afrontar los retos que impone la actual digitalización de los procesos empresariales. Principalmente afecta a la gestión de la información y la documentación dentro de una empresa, para así continuar en la carrera por la eficiencia en la gestión empresarial. ¿Quieres conocer sus funcionalidades?

Los beneficios del software de gestión documental FS System

Implantar un programa software de gestión documental es una de las tendencias al alza, por las amplias ventajas competitivas que ofrece. Estas son algunas de ellas:

1. Óptima digitalización de los documentos. Las ventajas de digitalizar todos los documentos en papel son infinitas: se accede a la información de forma rápida y se avanza en los procesos organizativos.
2. Aportan seguridad. Digitalizar los documentos en papel implica evitar el grave riesgo de su pérdida o deterioro. Los programas de gestión documental cuentan además con utilidades como la recuperación de datos, en caso de que se diera algún fallo en el sistema.
3. Mejoran el workflow. El sistema de gestión documental QuoFiles convierte los workflows en procesos eficientes. Gracias a la automatización de algunas funciones, aumenta la productividad final.
4. Centraliza la información. Esta tecnología de la información almacena y organiza todos los datos que se generan en la compañía en un repositorio Al disponer de una gestión de permisos, la dirección de la empresa decide qué empleados pueden tener acceso a dicha información.

¿Cuáles son las últimas tendencias en gestión documental?

El papel es un elemento que ha de pasar ya a un segundo plano en lo que se refiere a la gestión documental de los negocios. Si bien es cierto que en el seno de la gestión empresarial, la práctica más utilizada es (y probablemente seguirá siendo) la implantación de un software de gestión documental, hay otras tendencias que igual no conocías:

1. La nube va al alza. Permite que las empresas realicen la gestión de su información de forma rápida, sencilla, y desde cualquier dispositivo con acceso a la red. En efecto, el cloud computing va ganando terreno.
2. Workflow (flujo de trabajo). Es una aplicación que permite que el gestor de proyectos pueda agilizar y optimizar las tareas de sus equipos.
3. Escalabilidad del sistema de gestión. Las necesidades de los clientes son variables, y por ello las soluciones de gestión documental se adaptan a las demandas organizativas de la empresa mediante actualizaciones que mejoran el sistema seleccionado.
4. Adaptación a los dispositivos móviles. Las herramientas de digitalización de documentos han de ajustarse a los hábitos reales de los clientes, que hoy en día precisan más que nunca estar conectados continuamente al sistema de gestión de la Las actualizaciones continuas de los gestores de documentación en tablets y smartphones son requisito imprescindible actualmente.

En definitiva, la gestión de la información de las empresas debe ir de la mano con un sistema informático que facilite la digitalización de documentos. Son dos aspectos que deben perfilarse en un entorno que camina hacia la digitalización de las bases de datos.

FS System es un sistema de gestión documental desarrollado sobre SharePoint que contribuye a que las empresas puedan tener un gran control de la información, optimizando los tiempos de trabajo al ganar en eficiencia en los procesos de gestión de la organización documental. ¿Todavía no has implementado esta óptima herramienta para que tu empresa gane en competitividad?