El método secreto que utilizo para que no se me escapen series documentales

Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales:

Situación #1

Suena el teléfono de tu oficina.

Contestas.

Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para decirte:

Tú nos dijiste en la capacitación que no archiváramos en carpetas de “comunicaciones enviadas” o “comunicaciones recibidas” porque esto generaba desorden ¿verdad?

A lo cual tú respondes con un rotundo SÍ.

Ella te dice:

¿Pero entonces cómo hago con unas comunicaciones que tengo en una carpeta y otras que me acaban de llegar? no veo con qué serie se relacionan.

Vas hasta su oficina, revisas las comunicaciones y… ¡oh sorpresa! tú tampoco identificas la serie documental con la cual tiene relación (vínculo archivístico).

Algo falló en tu construcción del Cuadro de Clasificación Documental para la entidad.

Situación #2

Tu organización contrató los servicios de un consultor (natural o jurídico) para que elaborara las Tablas de Retención Documental con el fin de:

• controlar la producción documental ya que relaciona los tipos documentales,
• la organización documental pues trae consigo el Cuadro de Clasificación Documental y
• la retención y eliminación de los documentos debido a que registra la valoración y disposición final.

Una vez el consultor hace la entrega oficial de los instrumentos archivísticos, tú inicias con su implementación en toda la entidad.

Días después empiezas a recibir llamadas de tus compañeros de trabajo.

Te dicen que si los documentos ya no se deben archivar en “comunicaciones enviadas o recibidas”,  ¿entonces en dónde ubican unos comunicados que han recibido y no ven su relación con las series  que están en el Cuadro de Clasificación Documental?

Vas, revisas, analizas y tampoco hallas el vínculo de esas comunicaciones con alguna de las series documentales.

Llamas al consultor, le expones el caso y resulta que ellos tampoco relacionan la serie documental a la cual se vinculan algunas comunicaciones.

Su respuesta al final termina siendo:

“Ehh (se queda pensando)… mira, no todas las comunicaciones tienen relación con alguna serie o subserie documental. En este caso lo que toca hacer es crear dos carpetas de comunicaciones de enviadas y recibidas, y allí archivarlas de forma momentánea, o también podrías llevarlas a la serie derechos de petición o PQRSFD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones, Denuncias)”

Tú no quedas tranquilo con ninguna de las dos sugerencias.

La primera entorpece la clasificación y la ordenación documental.

La segunda es muy facilista. Es como que simplemente se haya cambiado el nombre de comunicaciones recibidas y enviadas a Derechos de Petición o PQRSFD.

Y sabes que esas comunicaciones no corresponden a ninguna de las dos.

¿Cuál es la consecuencia de no identificar a tiempo las series documentales de los comunicados que llegan o salen de la empresa?

Cuando empecé a ejercer la profesión de archivista (año 2008), lo hice como auxiliar en la alcaldía del municipio en el cual resido.

Recuerdo que por disposición de mi jefe y según el Cuadro de Clasificación Documental (de aquella época) de la entidad, las comunicaciones enviadas y recibidas las archivaba en su respectiva carpeta:

“Comunicaciones recibidas” y “Comunicaciones enviadas”.

Siendo sincero, para aquel momento no visualizaba las dificultades que esta forma de tratar las comunicaciones ocasionarían en la posterior búsqueda de la información, en especial cuando los documentos ya reposaban en el Archivo Central a raíz de las transferencias.

Fue tiempo después que caí en cuenta, con la experiencia que me trajeron los años y con la profundización en la teoría archivística sobre la identificación y clasificación documental.

Así que esta forma inadecuada de archivar trae problemas para la gestión documental.

¿Desde qué momento se deben identificar las series a las que corresponden los comunicados que llegan y salen?

La respuesta es obvia.

Desde el proceso de construcción del Cuadro de Clasificación Documental.

Si se identifican después de aprobado e implementado el Cuadro de Clasificación Documental, esto ocasiona que se tenga que actualizar y con ello cambiaría el orden de las series y sus respectivos códigos.

Y ya imaginarás que impacto causa en la organización documental que se venía desarrollando en tu entidad.

El método secreto que utilizo para que no se me escapen series y subseries documentales

Como ya has leído, este artículo se enfoca en las series documentales vinculadas con las comunicaciones físicas como electrónicas.

Tanto las que entran como las que salen y que en muchas ocasiones no son identificadas en el Cuadro de Clasificación Documental.

Pero antes, ¿cuál es el proceso normal para identificar series y subseries documentales?

Sé que lo conoces y lo llevas a cabo.

#1 Recopilar el manual de funciones, y si existen, también los procedimientos.

#2 Realizar una proyección de series documentales a partir del análisis de las funciones y procedimientos de cada proceso o área.

#3 Investigar la producción documental de cada área o proceso de la compañía a través de una encuesta sobre las unidades documentales que estas generan.

El formato más común de encuesta es el diseñado por el Archivo General de la Nación de Colombia en su Mini Manual de TRD, pero este formato presenta la cantidad de preguntas necesarias para construir un Tabla de Retención Documental.

Si el objetivo es solo diseñar un Cuadro de Clasificación Documental, entonces las preguntas serían menos, en mi opinión solo las nueve primeras del formato de encuesta de unidad documental.

En todo caso, ten presente que este formato del AGN fue diseñado en el 2004.

Así que deberías agregarle otras preguntas acordes con la realidad actual en las que se desenvuelven las organizaciones.

#4 Analizar la información investigada para identificar las series y subseries documentales con sus respectivos tipos documentales.

#5 Construir el Cuadro de Clasificación Documental.

Pero entonces, si llevas a cabo los cinco pasos anteriores (o más), ¿por qué se te escapan series documentales?

Yo me daba cuenta de dos maneras que me faltó identificar series documentales.

Primero, cuando me llamaban a preguntar en cuál serie se archivaba tal comunicado y después de analizar  no identificaba en el Cuadro de Clasificación Documental la serie vinculada.

Segundo, cuando realizábamos talleres de organización de los Archivos de Gestión y en el proceso daba con comunicados que no presentaban relación con ninguna serie documental.

Resulta que la anterior situación se me presentó en dos o tres consultorías.

Ellos me terminaban llamando para saber qué hacer con ese comunicado del cual no identificaban la serie en el Cuadro de Clasificación Documental.

Así que definitivamente el eslabón perdido no estaba en el paso de análisis de la información investigada, sino en la investigación misma de la producción documental.

Pero ¿por qué? ¿Si yo preguntaba en cada oficina de que trataba las comunicaciones que producían y recibían?

Ahí estaba el embrollo del asunto.

Ahora sí, te presento mi método secreto…

En realidad, más que un método secreto, es una buena práctica que empecé a emplear en mis procesos de construcción del Cuadro de Clasificación Documental.

Este consiste en solicitar a cada una de las áreas o procesos las carpetas de comunicaciones -algunos también la llaman como correspondencia- recibidas o enviadas.

Tanto las de soporte físico o electrónico – aquí también entran los correos electrónicos-.

El fin es analizar qué tipo de comunicaciones producen y reciben, cuál es el contenido y la relación que estos tienen con la ejecución de las funciones y procedimientos del área o proceso.

¿Y por qué deberías tú también analizar las carpetas de comunicaciones enviadas o recibidas?

Por varios motivos:

Número 1. 

Las series documentales se componen de unidades documentales.

Una de las características de las unidades documentales es que la información se relaciona con un mismo asunto.

¿Será que los documentos ubicados en las carpetas físicas o electrónicas de comunicaciones recibidas o enviadas comparten un mismo asunto? ¡Claro que no!

Número 2.

Los responsables de los procesos o áreas en muchas ocasiones no analizan la información de las comunicaciones desde el punto de vista de su tipo de contenido, sino desde el tipo de documento.

Por ello, si todo llega o sale como un comunicado o carta, ¿en dónde crees que las ubicaran?

En “comunicaciones enviadas o recibidas”.

Número 3.

Toda comunicación, absolutamente toda comunicación corresponde a algún trámite o asunto que se refleja en una serie documental.

Número 4.

De este análisis se puede determinar que ciertos tipos de comunicaciones conforman una serie documental.

O son tipos documentales de otras series.

Pero el personal del área o proceso que los generó no lo entiende así, para ellos son comunicados que entran y salen.

Mi método lo aplico así:

Primero: 

Inicio leyendo las carpetas de comunicaciones recibidas y enviadas que se hallan en soporte físico y luego las electrónicas, casi siempre los correos electrónicos.

Me enfoco en especial en aquellas comunicaciones que no les hallo relación con las series documentales del Cuadro de Clasificación Documental.

Las separo y luego las agrupo por similitud en los asuntos.

Por ejemplo:

Es muy común que se hallen diferentes comunicaciones en medio físico y por correo electrónico entre la entidad y los bancos sobre productos financieros como cuentas de ahorro, inversiones, CDT, cuentas corrientes, etc.

Segundo:

Luego de tener los documentos separados y agrupados por asuntos similares, reviso el manual de funciones o procedimientos del área o proceso.

Selecciono la función o procedimiento del cual se producen o reciben dichos documentos para determinar así la denominación de la serie documental.

Siguiendo con el ejemplo anterior, esta sería la función a la que corresponden:

• Controlar el movimiento de los productos financieros como cuentas de ahorro, corrientes, fiducuentas y las demás que tenga la empresa.

Tercero:

Denomino la serie documental bajo la cual se deben clasificar los documentos.

Para establecer el nombre de la serie analizo el asunto de los documentos con la función que los genera.

Eso sí, la denominación que se le dé a la serie no debería salirse de las 7 recomendaciones para denominar series documentales que publiqué en este blog y que te recomiendo leer.

La denominación de la serie documental podría quedar así:

Ya con esta clasificación, el paso a seguir sería ordenar las unidades documentales por bancos o por producto financiero.

Ya es cuestión que implementes los sistemas de ordenación documental según las características de las series documentales.

Ahhh, la anterior serie para mí no se compone de subseries.

Para finalizar…

El resto está en tus manos.

Recuerda si has vivido alguna de las dos situaciones que te presenté al inicio de este artículo.

Te recomiendo llevar a cabo la buena práctica que yo aplico para que no se te escapen series documentales de los Archivos de Gestión.

En palabras de la Archivera española Paloma Valencia Gil (1997):

… una buena organización de un archivo solo es posible si se nombran correctamente las series documentales, o lo que es lo mismo los sistemas de archivo que se implanten estarán abocados al fracaso  sin un buen conocimiento de lo que es una serie documental.

Escrito por: Edin Gutierrez