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¿Cuantos años se deben guardar los libros contables?

febrero 01, 2018

 
La respuesta para esta pregunta hasta el 31 diciembre de 2016, hubiera sido hasta que el tributo prescriba.
  
¿Cuándo prescribe el tributo?
La respuesta lo encuentras en el artículo 43 del código tributario:
La acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva.
Significa que el periodo de prescripción depende si cumpliste con la presentación de las declaraciones mensuales.
Adicionalmente, es importante tener en cuenta, desde cuando empieza el computo de la prescripción.

Impuesto a la Renta

Desde el uno (1) de enero del año siguiente, a la fecha en que vence el plazo para la presentación de la Declaración Anual respectiva.

IGV

Desde el uno (1) de enero siguiente a la fecha en que la obligación sea exigible, respecto de tributos que deben ser determinados por el deudor tributario.

Decreto Legislativo 1315

Como parte de la reforma tributaria 2017, el 31 de diciembre de 2016 se promulgo el Decreto Legislativo 1315, que modifica el tiempo de almacenar, archivar y conservar los libros contables.
El Decreto Legislativo 1315 modifica el artículo 87 del código tributario, donde se mencionaba los plazos que un contribuyente debería almacenar sus libros contables.
De esta manera el numeral 7 del artículo 87 del código tributario queda de la siguiente manera:
Almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor. El plazo de cinco (5) años se computa a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente. Tratándose de los pagos a cuenta del impuesto a la renta, el plazo de cinco años se computa considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado impuesto.
Según esta modificación debemos comparar el plazo de 5 años con el plazo de la prescripción, el que resulte mayor.

Caso Práctico – Libros Contables

La empresa Noticiero del Contador SAC, con RUC N 20556106909 presentó el PDT N 621 del periodo Mayo 2014, cuyo vencimiento fue: 13/06/2014.
En dicha declaración no cumplió con el pago del Impuesto General a las Ventas que asciende a S/. 5,200 soles.
¿Hasta cuando deberá guardar su registro de compras del periodo Mayo 2014?
Lo primero que debemos hacer es la comparación:

Plazo 5 AÑOS

  • Inicia el plazo: 01 de Enero de 2015.
  • Fin del Plazo: 01 de Enero 2020 (el primer día hábil siguiente).

Plazo prescripción (4 años porque presento sus declaraciones)

  • Inicia el plazo: 01 de Enero de 2015.
  • Fin del Plazo: 01 de Enero 2019 (el primer día hábil siguiente).
Recordemos que debemos elegir el mayor, por lo tanto la empresa estará obligada deberá guardar los libros contables hasta el 01 de Enero de 2020.

Aclaración sobre Activos Fijos

Si bien es cierto, un ejercicio tributario puede estar prescrito, por lo tanto, no tienes la obligación de almacenar o guardar los libros contables o documentos, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Sunat puede requerirte comprobantes y/o documentos de periodos prescritos, pero que tengan incidencia en un periodo no prescrito.
Por ejemplo: Una maquina comprada en el año 2009, el cual deprecias a una tasa anual del 10%.
En el ejercicio 2015, Sunat te podría requerir el comprobante de compra de la maquina.
Miguel ¿Porque lo puede hacer?, si el ejercicio 2009 esta prescrito.
Por que el comprobante de compra del 2009, a pesar de pertenecer a un ejercicio prescrito, tiene incidencia en la depreciación del ejercicio 2015 (periodo que no ha prescrito).

Libros Electrónicos PLE – 2018

En el caso de ser un contribuyente de los libros electrónicos, la regla es la misma, no hay excepciones.
Deberás conservar los archivos txt, más las constancias de anotación de cada periodo.
  • Registro de Compras: 2 archivos txt + 1 constancia de anotación.
  • Registro de Ventas: 1 archivo txt + 1 constancia de anotación.
  • Libro Diario: 2 archivos txt + 1 constancia de anotación.
  • Libro Mayor: 1 archivo txt + 1 constancia de anotación.
Si deseas más información sobre Libros Electrónicos PLE 5.0 -2018, te sugerimos nuestro curso para este Domingo 13 de Agosto –> más información.

Guardar los Libros Contables

¿Dónde debemos guardar los libros contables?
Muy sencillo, utiliza servicios de cloud, son muy seguros para almacenar información.
Por ejemplo:
  • Google Drive
  • One Drive
  • Mega
  • iCloud Drive
La constancia de de presentacion de libro se deberan envia para su custodia permanente a los diferentes operadores logisticos que existen en el peru como:

Finalmente, un último consejo, siempre que debas presentar información a la Sunat sobre tus libros electrónicos, utiliza un USB.

Conclusión
  1. El plazo para almacenar, archivar y conservar los libros contables es durante 5 años o durante el plazo de prescripción, el que resulte mayor.

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