Los beneficios de migrar a documentos en formato digital

Nos encontramos en una época en la que la tecnología es pan de cada día para las empresas,  es por eso que la mayoría de éstas han decidido mejorar y facilitar el manejo de su información a través de la digitalización de sus documentos y archivos.

Esta decisión de digitalizar los papeles importantes con los que han trabajado, ha traído diversas ventajas en sus procesos: se han vuelto más ágiles y  les brinda una mejor organización en las actividades diarias.  Además permite liberar espacio de oficina que solía estar ocupado por cajas o archivos y torres de documentos.

La digitalización de documentos y archivos representa una solución adecuada para aquellas empresas que trabajan con gran cantidad de datos. Por un lado permite una mejor recopilación de información; por otra parte representa una medida de ahorro en costos por uso de papel, además de colaborar con el cuidado del medio ambiente. Cabe destacar que llevar los documentos a un formato digital reduce considerablemente la pérdida de datos valiosos.

A continuación te damos una lista de medidas recomendadas para la digitalización de documentos:

− Escanear y digitalizar información nueva
− Digitalizar documentos impresos existentes
− Archivar para ofrecer máxima seguridad y accesibilidad

 En este tema de digitalización existen servicios profesionales que son de gran utilidad para las empresas, por ejemplo:

− Digitalización masiva de documentos archivados.
− Digitalización inmediata de los documentos nuevos como parte del flujo de trabajo.
− Digitalización bajo demanda de los archivos físicos almacenados en nuestras instalaciones.
− Representación de texto mediante OCR: software capaz de extraer automáticamente datos de formularios.  Hay algunos que leen códigos de barras y texto manuscrito.
− Archivo Online: acceda a sus documentos en cualquier momento y lugar.
− Integración con su actual flujo de trabajo en papel e interfaces compatibles con la mayoría de los sistemas actuales de gestión documental.
− Mejores prácticas para el cumplimiento normativo, el acceso y la seguridad de documentos.